Wrzesień to moment, w którym świąteczny sezon w hotelach staje się naprawdę widoczny. Właśnie wtedy odbywają się specjalne degustacje, podczas których firmy poznają nowe menu, aranżacje, dekoracje i propozycje dodatkowych atrakcji na grudniowe spotkania. To jednak nie znaczy, że przygotowania dopiero ruszają – dla wielu organizatorów kluczowe decyzje zapadały już latem, bo najbardziej atrakcyjne grudniowe terminy znikają niezwykle szybko, a większe wydarzenia wymagają wielu tygodni przygotowań.
– Odbywające się zazwyczaj we wrześniu tastingi zimowej oferty są dla branży oficjalnym początkiem sezonu. Pokazujemy wtedy klientom, co przygotowaliśmy na dany rok – nowe menu, aranżacje, dekoracje i możliwości dodatkowej oprawy wydarzenia. Można wszystkiego spróbować, zobaczyć przestrzeń i zdecydować, w którą stronę ma pójść konkretna realizacja. Ale to, co klient widzi we wrześniu, jest już efektem wcześniejszej pracy – mówi Aneta Klepacka-Kołbuk, dyrektor MCC Mazurkas Conference Centre & Hotel w Ożarowie Mazowieckim.
Najlepsze terminy znikają jako pierwsze
Z raportu UK Christmas Party Market 2025, przygotowanego przez Office Christmas na podstawie odpowiedzi ponad 300 brytyjskich organizacji, wynika, że firmy zaczynają rozglądać się za miejscami na świąteczne spotkania już w czerwcu i lipcu, a zainteresowanie wyraźnie rośnie w sierpniu i wrześniu. Najwięcej ostatecznych rezerwacji przypada na październik i listopad. Część organizatorów czeka do tego momentu na zatwierdzenie budżetów i potwierdzenie liczby uczestników, jednak im później zapada decyzja, tym mniejszy pozostaje wybór terminów.
Najbardziej pożądane są zazwyczaj daty w pierwszej połowie grudnia i to właśnie one znikają z kalendarza najszybciej. Firmy, które zaczynają planowanie wcześniej, mają więc większą swobodę nie tylko przy wyborze terminu, ale także sali, układu wydarzenia czy dodatkowych atrakcji. Zbyt długie zwlekanie z rezerwacją często oznacza konieczność dopasowania koncepcji do tego, co pozostało dostępne.
– Grudzień to bardzo krótki i intensywny sezon. Najpopularniejsze terminy rezerwowane są błyskawicznie, dlatego firmy, którym zależy na konkretnej dacie i określonej formule wydarzenia, rozpoczynają rozmowy dużo wcześniej. Przy dużych realizacjach dla kilkuset osób wybór terminu jest zresztą dopiero początkiem, bo później trzeba jeszcze zaplanować całą logistykę wydarzenia – mówi ekspertka.
Firmowa wigilia to dziś pełnoprawny event
Jeszcze kilkanaście lat temu firmowa wigilia oznaczała zasiadaną kolację opartą na tradycyjnym menu. Dziś coraz częściej staje się formą podsumowania roku i dużym wydarzeniem integracyjnym – z DJ-em lub zespołem, scenografią, stacjami kulinarnymi, częścią artystyczną i dodatkowymi atrakcjami. Dla organizatorów oznacza to zupełnie inną skalę przygotowań.
– Przy jednym z dużych wydarzeń przygotowaliśmy kilkanaście stacji kulinarnych inspirowanych kuchniami różnych części świata. Całości towarzyszyła rozbudowana scenografia. Przestrzeń zamieniła się m.in. w pociąg Świętego Mikołaja, za którego „oknami” padał śnieg, a jednym z elementów dekoracji był gigantyczny prezent przewiązany kokardą. Przy takich realizacjach sam pomysł to dopiero początek. Później trzeba przełożyć go na menu, scenografię, technikę, logistykę i pracę wielu zespołów – dodaje Aneta Klepacka-Kołbuk.
Taka skala realizacji oznacza konieczność połączenia wielu elementów jednocześnie. Przy imprezie dla kilkuset, a czasem nawet kilku tysięcy osób, samo menu jest tylko jednym z nich. Do tego dochodzi skomplikowana oprawa wizualna i techniczna, występy artystyczne, koordynacja setek gości i liczne strefy gastronomiczne. Przy największych realizacjach ostatnie dni przed wydarzeniem powinny służyć już dopinaniu szczegółów, a nie budowaniu całej koncepcji od początku.
Świąteczny kalendarz staje się bardziej elastyczny
Wraz ze wzrostem skali wydarzeń świątecznych firmy coraz mniej kurczowo trzymają się jednej konkretnej daty czy nawet jednego tygodnia grudnia.
– Dla wielu organizatorów ważniejsze staje się zebranie całego zespołu, dostępność odpowiedniej przestrzeni i możliwość zrealizowania zaplanowanej koncepcji. Dlatego część świątecznych spotkań odbywa się już w drugiej połowie listopada. Coraz częściej to nie kalendarz wyznacza formułę wydarzenia, ale odwrotnie – firmy wybierają taki termin, który pozwala zorganizować spotkanie w takiej skali i oprawie, na jakich im zależy – podsumowuje Aneta Klepacka-Kołbuk.