Lipiec dał nam prawdziwą pogodową karuzelę – od upalnego słońca po nagłe ulewy i porywisty wiatr. Jaki okaże się sierpień? Trudno przewidzieć. Wiadomo jednak jedno – organizując letni event trzeba być przygotowanym na wszystko. O tym jak ugościć znajomych, współpracowników czy kontrahentów na wydarzeniu organizowanym w plenerze opowiada Katarzyna Lewandowska, dyrektor działu sprzedaży cateringu w Mazurkas Catering 360°.
– Leżaki pod drzewami, chłodne napoje, zapach potraw z grilla i ulubiona muzyka w tle. Z perspektywy uczestnika letni piknik firmowy czy plenerowe spotkanie integracyjne wydają się niezwykle proste. Jednak, aby ten wakacyjny komfort był naprawdę wyczuwalny, wszystko musi być dopięte na ostatni guzik. W hotelu mamy gotową infrastrukturę: kuchnię, prąd, chłodnie, toalety. W terenie nie ma stałego zaplecza – tu wszystko trzeba stworzyć od podstaw – zaznacza Katarzyna Lewandowska.
Plan A to za mało
Kluczem do sukcesu eventu na świeżym powietrzu jest zapobiegliwość. Trzeba przygotować się na różne scenariusze, a najlepiej również na sytuację, w której pierwszy plan awaryjny okaże się niewystarczający. Zamiast liczyć wyłącznie na bezchmurne niebo, warto od początku uwzględnić każdy wariant pogodowy: strefę cienia na czas upału, zadaszenie chroniące przed przelotnym deszczem oraz koce lub promienniki ciepła na wypadek wieczornego ochłodzenia.
Uczestnicy zapamiętują przede wszystkim to, czy było im wygodnie, czy nie musieli szukać cienia i czy mogli swobodnie korzystać z przygotowanej infrastruktury. Dlatego efektowne rozwiązania nie powinny być wybierane wyłącznie ze względu na ich wizualny potencjał. To, co świetnie wygląda na projekcie, w praktyce może obniżać komfort uczestników i utrudniać obsługę wydarzenia.
– Pamiętam letni event, podczas którego klientowi bardzo zależało na transparentnym zadaszeniu. Wizualnie rozwiązanie prezentowało się znakomicie: namiot był otoczony zielenią, a przezroczysty dach miał podkreślać plenerowy charakter wydarzenia i zapewniać gościom atrakcyjny widok. Intensywne słońce w trakcie eventu sprawiło jednak, że pod namiotem szybko zrobiło się bardzo gorąco i duszno. Metalowe sztućce nagrzały się do takiego stopnia, że trudno było z nich korzystać. Oczywiście, natychmiast zareagowaliśmy, ale lekcja została. Dziś wiemy, że w takich sytuacjach trzeba jeszcze mocniej bronić rozwiązań, które gwarantują bezpieczeństwo i komfort gości. Czasami doświadczenie organizatora musi mieć pierwszeństwo przed najbardziej efektowną wizją klienta – podkreśla Katarzyna Lewandowska.
Świeżość, lekkość i umiar
Słoneczny dzień wymusza całkowitą zmianę podejścia do serwowanego menu. Ciężkie potrawy i ostre przyprawy działają na organizm jak dodatkowe źródło ciepła. Dobrze postawić na orzeźwiające chłodniki, grillowane ryby, owoce morza, lekkie szaszłyki oraz obfitość świeżych warzyw. Należy też zrezygnować z ciast i deserów z kremem, które w wysokiej temperaturze szybko tracą odpowiednią konsystencję i wygląd.
Warto również unikać przygotowywania potraw na zapas. Wykładanie zbyt dużej ilości jedzenia w strefie grilla, zwłaszcza gdy większość gości zdążyła już się najeść, to jeden z częstszych błędów podczas takich wydarzeń.
– Zamiast wykładać obfite porcje, które przez długi czas pozostają wystawione na wysoką temperaturę i słońce, lepiej serwować potrawy sukcesywnie, w mniejszych partiach. Dzięki temu dania trafiają do uczestników świeże i odpowiednio podane, a pozostałe produkty mogą bezpiecznie czekać na zapleczu chłodniczym, które powinno być podstawowym elementem infrastruktury. Równie ważne jest skuteczne osłonięcie żywności przed bezpośrednim działaniem słońca – zarówno ze względów jakościowych, jak i bezpieczeństwa – dodaje ekspertka.
Ergonomia przestrzeni
Uczestnicy plenerowego wydarzenia szybko przechodzą w tryb wypoczynku, ale kolejka po napój, brak lodu czy jedno przeciążone stanowisko gastronomiczne potrafią ten komfort natychmiast zburzyć. Znaczenie ma także harmonogram eventu. W plenerze uczestnicy przemieszczają się wolniej, częściej zatrzymują na rozmowę i trudniej podporządkowują się sztywnej agendzie, dlatego program powinien pozostawiać im więcej swobody.
– Goście nie mogą się zastanawiać, gdzie mają pójść, w którą stronę, gdzie znajdą napoje, jedzenie czy strefę dla dzieci. Wszystko powinno być intuicyjne, a liczba punktów gastronomicznych na tyle duża, żeby nie tworzyły się kolejki. Kiedy uczestnicy czują się komfortowo i bez problemu znajdują to, czego potrzebują, atmosfera właściwie tworzy się sama – mówi Katarzyna Lewandowska.
Sprawdzian wyobraźni
Przed przybyciem uczestników wydarzenia Katarzyna Lewandowska rekomenduje przeprowadzenie prostego testu wyobraźni:
– Zamknij oczy i wyobraź sobie całe wydarzenie krok po kroku, tak jakbyś sam był jego uczestnikiem. Gdzie pójdziesz po wejściu? Czy bez problemu znajdziesz jedzenie i napoje? Czy będziesz miał gdzie usiąść i odpocząć? Czego może ci zabraknąć? Taki prosty test naprawdę pomaga. Warto obsłużyć gości tak, jak sami chcielibyśmy zostać obsłużeni – radzi ekspertka.
Prawdziwa swoboda letniego eventu firmowego nie wynika z braku planu. Jest efektem odpowiednio przygotowanej logistyki, przemyślanego menu oraz dbałości o detale, dzięki którym każdy uczestnik – łącznie z organizatorami – może w pełni cieszyć się wydarzeniem.